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Numéro : MSSS-DGTI-2017-AOP-013
Numéro de référence : 1082315
Statut : Contrat conclu
Titre : Services-conseils en planification et gestion de projets




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Information

Date de publication : 2017-06-12
Titre de l'avis : Services-conseils en planification et gestion de projets
Type de l'avis : Avis d'appel d'offres
Règlement (Nature du contrat) : Services professionnels
Date limite de réception des offres : 2017-06-28 Avant 11h, Heure légale du Québec
Région(s) de livraison : Capitale Nationale
Accord(s) applicable(s) : Accord sur le commerce intérieur, Accord Québec-Ontario, Accord Québec-Nouveau-Brunswick, Accord Québec-New York
Options reliées à cet avis : Cet avis comporte des options de renouvellement
Durée prévue du contrat : 1 à 3 ans

Information sur l'organisme public

Organisme : Ministère de la Santé et des Services Sociaux
Direction générale des technologies de l’information (Fonds des ressources informationnelles du secteur de la santé et des services sociaux)
Adresse :1075, chemin Sainte-Foy, 2e étage
Québec, QC
G1S 2M1
Site Web : http://www.msss.gouv.qc.ca
Contact(s) : Albert Langlois
Téléphone: 514 597-2066 3063
Télécopieur : 418 266-8771
Courriel : albert.langlois@msss.gouv.qc.ca

Classifications et catégorie

Classifications
  • 80100000 Services conseils en gestion
  • 80100001 Services conseils en gestion - technologies de l'information
  • 80101600 Gestion de projets
  • 80101604 Administration ou planification de projets

Catégorie
  • S13 Services de soutien professionnel et administratif et services de soutien à la gestion

Conditions et critères d'admissibilité

 

1) Le prestataire de services doit posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires décrits aux documents d’appel d’offres.

2) Le prestataire de services ne doit présenter aucune ressource à laquelle s’applique l’avertissement prévu à l’article 1.4.2 des renseignements préliminaires.

3) Le prestataire de services doit présenter avec sa soumission le formulaire « Attestation relative à la probité du soumissionnaire » joint à l’annexe 1, dûment rempli et signé par une personne autorisée. Ce formulaire doit être celui du ministre ou contenir les mêmes dispositions.

4) Le prestataire de services doit présenter avec sa soumission la « Déclaration concernant les activités de lobbyisme exercées auprès de l’organisme public relativement à l’appel d’offres » jointe à l’annexe 2, dûment remplie et signée par une personne autorisée. Ce formulaire doit être celui du ministre ou contenir les mêmes dispositions.

5) Au cours des deux (2) années précédant la date d’ouverture des soumissions, le prestataire de services ne doit pas avoir fait l’objet d’une évaluation de rendement insatisfaisant de la part du ministre, d’une résiliation de contrat en raison de son défaut d’en respecter les conditions ou avoir omis de donner suite à une soumission ou à un contrat.

6) La soumission doit être présentée par un prestataire de services ayant, au Québec ou dans un des territoires visés par les accords intergouvernementaux applicables, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau.

7) Le prestataire de services ayant un établissement au Québec doit détenir, au moment de déposer sa soumission, une attestation valide délivrée par l’Agence du revenu du Québec, nommée « Attestation de Revenu Québec ». Cette attestation du prestataire est valide jusqu’à la fin de la période de trois mois qui suit le mois au cours duquel elle a été délivrée.

De plus, l’attestation du prestataire ne doit pas avoir été délivrée après la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions.

8) Le prestataire de services n’ayant pas un établissement au Québec où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau, doit présenter, avec sa soumission, le formulaire « Absence d’établissement au Québec », dûment rempli et signé par une personne autorisée.

9) La soumission doit être présentée par un prestataire de services qui n’a pas :

- obtenu ou tenté d’obtenir l’identité des personnes composant le comité de sélection avant la transmission des résultats par le secrétaire du comité de sélection;

- communiqué ou tenté de communiquer avec un membre du comité de sélection relativement à l’appel d’offres pour lequel il a présenté une soumission.

10) Le prestataire de services ne doit pas être inscrit au registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) ou, s’il y est inscrit, sa période d’inadmissibilité aux contrats publics doit être terminée.

11) Le prestataire de services doit satisfaire à toute autre condition d’admissibilité prévue dans les documents d’appel d’offres.

 

 

Conditions de conformité

1) La soumission doit être présentée à l’endroit prévu, à la date et à l’heure limites fixées pour la réception des soumissions.

2) La soumission doit être rédigée en français.

3) Les formulaires « Engagement du prestataire de services » et « Offre de prix » doivent être ceux du ministre ou contenir les mêmes dispositions et être dûment remplis.

4) Les formulaires « Engagement du prestataire de services » et « Offre de prix » doivent être signés par une personne autorisée.

5) Le formulaire « Offre de prix » doit être présenté sous pli séparé (enveloppe cachetée).

6) L’offre de prix ne doit pas présenter de divergence entre le montant en chiffres et celui en lettres.

7) La soumission ne doit en aucune façon être conditionnelle ou restrictive.

8) Le prix soumis et la démonstration de la qualité doivent être présentés séparément.

9) Le prestataire de services ne doit pas déposer plusieurs soumissions pour un même appel d’offres.

10) Toute autre condition de conformité indiquée dans les documents d’appel d’offres comme entraînant le rejet automatique d’une soumission doit être respectée.

 

Description

De façon générale, le PCO doit effectuer les tâches décrites ci-après. Cette description de tâches n’est toutefois pas exhaustive et peut varier selon les particularités de chacun des mandats qui sont à réaliser. Le PCO est la ressource du projet ayant une forte expertise financière et œuvrant dans la gestion des coûts de projets. De plus, le rôle du PCO s’étend à d’autres secteurs de la gestion de projet (temps, risque, qualité, intégration).

Sous la responsabilité du Directeur de l’intégration des solutions d’affaires et cliniques (DISAC), le PCO doit :

  • Agir dans le cadre de responsabilisation des tiers (établissements, Inter-directions de la DGTI-MSSS et les différents projets);
  • Assister le directeur de la DISAC dans les suivis de projets tels que l’état d’avancement, le suivi des dépenses, la gestion du temps, l’évaluation de demande de changements et leurs impacts, la gestion des résultats et des bénéfices;
  • Procéder aux mises à jour des différents plans de travail selon l’avancement des travaux, les enjeux du projet ainsi que les points en suspens pouvant interférer avec les cibles du projet;
  • Rédiger le statut mensuel et les redditions de compte pour l'ensemble du ou des projets et les soumettre au directeur de la DISAC;
  • Concevoir et faire évoluer les outils de suivi de la planification;
  • Participer à la production des rapports ad-hoc pour les projets dont l’état de santé présente des enjeux;
  • Soutenir la validation de la facturation et de remboursement des différents fournisseurs;
  • Assurer le suivi des aspects financiers et contractuel des projets sous sa responsabilité de façon à soutenir la direction des Services  Administratifs – Informatique;
  • Faire le lien entre le ministère, Inforoute et les établissements de santé, lorsque requis;
  • Participer à la mise en place des processus et des mécanismes de gestion de projet;
  • Participer aux sessions d’évaluation des risques;
  • Préparer et présenter des avis stratégiques au niveau de la mise en œuvre des orientations ministérielles;
  • Participer à la reddition de compte des projets et préparer les recommandations pertinentes;
  • Participer à la validation des livrables de gestion de projets;
  • Participer en collaboration avec le directeur de la DISAC à l’élaboration des différents plans de gestion conformément au processus des 10 domaines de compétence en gestion de projets selon le PMBok;
  • Répondre aux différentes demandes du directeur de la DISAC concernant l'avancement du projet.
  • Sur demande, auditer un projet, un processus, et recommander des actions correctives;
  • Soutenir les membres de l’équipe dans les processus d’administration de gestion de projet comme les rapports d'avancement, le suivi des dépenses, la gestion du temps et le budget.

Biens livrables à réaliser

  • Rapport de suivi d’avancement mensuel;
  • Revue mensuelle, tels que les rapports M050, M060, M052, les demandes de changement, fiches synthèses, revues de projet, plan détaillé, registre et description des risques et enjeux, registre des demandes de changement);
  • Produits de suivi de projet (Registre des DDC, points en suspens, approbation des biens livrables, rapports, planification à jour, plan de mitigation, rapport de statut et financier, rapport d’avancement du projet etc.);
  • Outils et gabarits de gestion de projet et plan budgétaire à jour;
  • Documentation et suivi des indicateurs clés de performance des projets;
  • Gestion documentaire des biens livrables à jour;
  • Répondre aux différentes demandes de la DGTI.
  • Rapports d’avancement contenant les données à jour;
  • Rapport de clôture et le document des leçons apprises;
  • Suivi et collecte de feuilles de temps, factures, relevés des dépenses à jour;
  • Transfert de connaissances.

Documents

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Titre Description Langue Dimension Nombre Visualiser
Services-conseils en planification et gestion de projets Devis / Document principal Français 8 1/2 x 14 po. 67 pages

Addenda

Titre Description Langue Dimension Nombre Publication Visualiser
Addenda #1 Devis / Questions/Réponses Français 8 1/2 x 14 po. 1 page 2017-06-14 10:12:02
Addenda #2 Devis / Amendement Français 8 1/2 x 11 po. 1 page 2017-06-27 10:43:05

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